Ylimääräinen yhtiökokous 2021

Afarak Group Oyj:n ylimääräiseen yhtiökokoukseen 30.8.2021 voi osallistua ainoastaan äänestämällä tai esittämällä vastaehdotuksia sekä kysymyksiä ennakkoon

Afarak Group Oyj:n ylimääräinen yhtiökokous pidetään maanantaina 30.8.2021 yhtiön pääkonttorilla Helsingissä. Yhtiökokoukseen voi poikkeuksellisesti osallistua ainoastaan äänestämällä tai esittämällä vastaehdotuksia sekä kysymyksiä ennakkoon kokouskutsussa ja tällä verkkosivulla annettujen ohjeistusten mukaisesti. Yhtiön hallitus on päättänyt Covid-19-pandemiasta johtuneesta poikkeuksellisesta kokousmenettelystä väliaikaisen lainsäädännön (375/2021) nojalla.

Covid-19-pandemiasta johtuvien poikkeusjärjestelyjen vuoksi kokoukseen ei siis voi osallistua paikan päällä, joten kokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai heidän asiamiestensä läsnäoloa. Yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lainsäädännön mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Poikkeusjärjestelyjen vuoksi hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja eivät osallistu ylimääräiseen yhtiökokoukseen, eikä hallituksen ja johdon puheenvuoroja pidetä kokouksessa.

Yhtiökokoukseen osallistuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 18.8.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon tai asiamiehen välityksellä sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 13.8.2021 klo 10.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 23.8.2021 klo 10.00, johon mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä. 

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa 13.8.2021 klo 10:00 ja päättyy 23.8.2021 klo 10.00.

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta seuraavilla tavoilla:

a) Sähköisesti tämän linkin kautta: Internetäänestyspalvelu
b) Postitse tai sähköpostin kautta toimittamalla ennakkoäänestyslomakkeen, joka löytyy tämän linkin kautta: 

Ennakkoäänestyslomake (148,1 KB)

Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Afarak Group Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen tulee ilmoittaa pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien Afarak Group Oyj:lle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamies voi osallistua vain äänestämällä ennakkoon yllä kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Valtakirjat pyydetään toimittamaan Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Afarak Group Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki, tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu, ja niiden tulee olla perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 18.8.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 25.8.2021 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet tilapäiseen osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjojen antamista ja yhtiökokoukseen ilmoittautumista koskien. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee järjestää ennakkoon äänestäminen hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta hallintarekisteröityjen osakkeiden ilmoittautumisajan puitteissa.

Vastaehdotukset ja kyselyoikeus

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostitse osoitteeseen ilmo@afarak.com viimeistään 12.8.2021 kello 14.00 mennessä. Vastaehdotuksen tekevän osakkeenomistajan on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset tällä verkkosivulla viimeistään 13.8.2021.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 16.8.2021 kello 14.00 asti sähköpostitse osoitteeseen ilmo@afarak.com. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä tällä verkkosivulla viimeistään 19.8.2021. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Afarak Group Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 9. elokuuta 2021 yhteensä 252.041.814 liikkeelle laskettua osaketta, joista 252.041.814 tuottaa äänioikeuden. Yhtiön hallussa on 6.073.991 omaa osaketta.

Yhtiökokousasiakirjat

Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka sisältää ylimääräiselle yhtiökokoukselle tehdyn päätösehdotuksen, sekä muut osakeyhtiölain 5 luvun 22 §:n edellyttämät asiakirjat ovat saatavilla tällä verkkosivulla. Näistä dokumenteista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille.

Osakkeenomistajat eivät tehneet vastaehdotuksia. Yhtiökokouskutsussa asetetussa määräajassa yhtiö vastaanotti seuraavat kysymykset, joka löytyvät vastauksineen alta.

Q: Miksi yhtiö vaihtaa juuri nyt tilintarkastajaa?
A:
Listattuja yhtiötä koskevan tilintarkastusrotaation mukaisesti EY, päävastuullisena tilintarkastajanaan Erkka Talvinko, saavutti sääntelyn mukaisen maksimaalisen määräajan toimia yhtiön tilintarkastajana. Siinä vaiheessa tehdyn kokonaisarvion perusteella EY teki sisäisen päätöksen olla jatkamatta yhtiön tilintarkastajana.

Q: Miksi aiempi tilintarkastaja ei ollut halukas jatkamaan yhteistyötä yhtiön kanssa?
A:
Kuten yllä on kuvattu, sisäisien syiden takia.

Q: Millä tavoin uusi tilintarkastaja osallistuu yhteistyöhön yhtiöön kohdistetussa erityisessä tarkastuksessa?
A:
Erityinen tarkastus suoritetaan erikseen ja kokonaan toisen, riippumattoman tilintarkastajan toimesta. Edellinen tilintarkastaja, tai uusi tilintarkastaja eivät ota osaa erityiseen tarkastukseen.

Q: Miksi erityinen tilintarkastus on kestänyt jo kaksi vuotta?
A:
Erityinen tarkastaja suorittaa tehtävänsä aluehallintoviraston tekemän päätöksen mukaisesti. Erityinen tarkastaja päättää työnsä sisällöstä ja sen aikataulusta, eikä yhtiöllä ole tähän vaikutusvaltaa. Myös yhtiö itse on pyytänyt arvioita aikataulusta.

Q: Miten yhtiö tiedottaa erityisen tarkastuksen tuloksista?
A:
Tiedotamme asiasta heti, kun raportti erityisestä tarkastuksesta on käytettävissä. Edelleen erityisen tarkastuksen raportti tullaan käsittelemään ylimääräisessä yhtiökokouksessa osakeyhtiölain mukaisesti.

Q: Mikä on em. tiedottamisen aikataulu?
A:
Aikataulu on erityisen tarkastajan päätettävissä, kuten edellä on todettu. Heti kun lisätietoja on saatavilla, yhtiö tulee tiedottamaan tästä.

Q: Miten kuvaisitte yhteistyötä eritystilintarkastuksessa / miten yhteistyö on sujunut?
A:
Yhtiö on antanut erityiselle tarkastajalle täyden tukensa ja suhde on ollut ammattimainen.

Q: Miten yhtiö on varautunut mahdollisiin yllättäviin löydöksiin erityisen tarkastuksen osalta?
A:
Yhtiöllä ei ole aihetta uskoa yllättäviin löydöksiin. Jos näitä tulisi, löydökset tullaan käsittelemään osakeyhtiölain mukaisesti.

Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen 2021 (92,4 KB)

Ylimaaraisen yhtiokokoukse n pöytäkirja 30.8.2021 (1,5 MB)